Huishoudelijk Regelement

ALGEMEEN

Artikel 1. Document

Dit document omvat het Huishoudelijk Reglement van de Studievereniging voor ICT & Media;

Definities zoals omschreven in de statuten zijn ook van toepassing op dit document.

Wijzigingen aan dit document kunnen enkel worden doorgevoerd door goedkeuring van de algemene ledenvergadering

DE LEDEN

Artikel 2. Lidmaatschap

Het lidmaatschap van de vereniging kent drie varianten:

1. Normaal lid;
2. Alumnus lid;

Artikel 3. Statutair lidmaatschap

De kwaliteit van het lidmaatschap word bewaakt zoals beschreven in de statuten;

Artikel 4. Normaal lidmaatschap

Leden kunnen door schriftelijk bij het bestuur kenbaar te maken het normale lidmaatschap omzetten in het alumnus lidmaatschap;

Artikel 5. Alumni Leden

Het alumnus lidmaatschap is een lidmaatschap voor donateurs die:

1. Hebben aangegeven een door de algemene ledenvergadering vastgesteld minimum bedrag te doneren. Dit bedrag wordt jaarlijks meegedeeld aan de alumni leden;
2. In het verleden ingeschreven hebben gestaan bij de Faculteit;
3. Alumni leden bezitten geen stemrecht;

Artikel 6. Titels

Bovenop het lidmaatschap, zoals beschreven in de statuten, kunnen leden in aanmerking komen voor de volgende titels:

1. Erelid.
   1. Een erelid is een titel voor niet-leden of oud-leden die zich buitengewoon verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging.
   2. Een erelid kan worden voorgedragen door het bestuur of minstens één stemgerechtigd lid meer dan het aantal bestuursleden dat de vereniging op dat moment heeft.
   3. Benoeming vindt plaats na goedkeuring van de algemene ledenvergadering;
   4. De algemene ledenvergadering behoudt het recht om een titel in te trekken, indien en voor zover zij dit noodzakelijk acht.

DE RECHTEN VAN DE LEDEN EN ALUMNILEDEN

Artikel 7. Actief lidmaatschap

Alle normale leden hebben, behoudens de toepassing van artikelen van de statuten en dit reglement, het recht zich beschikbaar te stellen voor zitting in een commissie of voor het organiseren van een activiteit;

Artikel 8. Normale leden

Alle leden hebben, behoudens de toepassing van artikelen van de statuten en dit reglement, de volgende rechten:

1. Aan alle verenigingsactiviteiten deel te nemen, anders dan die waarvoor één of meer selectiecriteria bestaan of die een deelnemersquotum kennen;
2. Zich in te schrijven voor alle verenigingsactiviteiten waarvoor één of meer selectiecriteria bestaan of die een deelnemersquotum kennen;

Artikel 9. Alumnileden

Alle alumni leden hebben, behoudens de toepassing van artikelen van de statuten en dit reglement, de volgende rechten:

1. Aan alle verenigingsactiviteiten die deels of geheel voor alumnileden worden georganiseerd, deel te nemen, anders dan die waarvoor één of meer selectiecriteria bestaan of die een deelnemersquotum kennen;
2. Zich in te schrijven voor alle verenigingsactiviteiten die deels of geheel voor alumni leden worden georganiseerd en waarvoor één of meer selectiecriteria bestaan of die een deelnemersquotum kennen;

DE PLICHTEN VAN DE LEDEN

Artikel 10. Alle leden

Alle leden hebben onder meer de volgende plichten:

1. Zich als een waardig lid te gedragen en in het bijzonder de bepalingen van de statuten, het huishoudelijk reglement, de gedragscode en de besluiten en aanwijzingen van de bevoegde organen van de vereniging na te leven;
2. Het materiaal en de overige eigendommen van de vereniging zorgvuldig te gebruiken en de door hem toegebrachte schade, niet voortvloeiend uit het normale gebruik, te vergoeden;

DE ALGEMENE VERGADERING

Artikel 11. Algemene leden vergadering

1. Alle aanwezige leden zijn verplicht zich voorafgaand aan de algemene ledenvergadering in te tekenen en na afloop uit te tekenen, teneinde de aanwezigheid op rechtsgeldige wijze te registreren.

HET BESTUUR

Artikel 12. Samenstelling, werkwijze en besluitvorming

1. Het bestuur bestaat ten minste uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester;
2. Het bestuur vergadert ten minste één keer per maand en verder zo vaak als de voorzitter of één van de andere bestuursleden dit noodzakelijk achten;
3. Het bestuur beslist bij enkelvoudige meerderheid van de stemmen van de aanwezige leden, indien ten minste de helft van de bestuursleden aanwezig is; In geval de stemmen staken, wordt in de volgende vergadering van het bestuur over het onderhavige onderwerp opnieuw gestemd; Als de stemmen wederom staken beslist het lot.

Artikel 13. Taken

Het bestuur verdeelt de taken van de niet in functie gekozen leden; de in functie gekozen leden van het bestuur kunnen een gedeelte van hun taak overdragen aan een ander lid van het bestuur of delegeren aan een ander lid van de vereniging; Hiervan wordt in het verenigingsorgaan mededeling gedaan;

Artikel 14. Voorzitter

De voorzitter geeft leiding aan de werkzaamheden van het bestuur en bevordert de algemene gang van zaken binnen de vereniging; De voorzitter of diens vervanger heeft het recht van toegang tot alle vergaderingen en bijeenkomsten die in verenigingsverband plaatsvinden, behalve tot die van de Kascontrolecommissie;

Artikel 15. Secretaris

De secretaris voert, tenzij in specifieke gevallen door het bestuur anders wordt afgesproken, de correspondentie en verzorgt de notulen; De secretaris zorgt hiernaast voor het bekend maken van de bestuursmededelingen en –besluiten in het officiële verenigingsorgaan; De secretaris is in overleg met het bestuur belast met de aankondiging en voorbereiding van de algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen; De secretaris houdt de ledenadministratie en het archief van de vereniging bij;

Artikel 16. Penningmeester

De penningmeester voert de financiële administratie van de vereniging, int de contributie, donaties, entreegelden en andere inkomsten van de vereniging; De penningmeester maakt ten behoeve van de algemene ledenvergadering het financiële verslag, benevens een begroting; Op verzoek van het bestuur brengt hij in de bestuursvergadering tussentijds verslag uit van de financiële positie van de vereniging; De penningmeester voert de beslissingen van het bestuur inzake het te voeren financiële beheer uit;

DE SANCTIES

Artikel 17. Sancties

Bij niet-nakoming van de verplichtingen voortvloeiende uit het bepaalde in artikel 10, kan het bestuur aan de overtreder één van de volgende sancties opleggen:

1. Een beperkt, tijdelijk of algeheel verbod voor deelname aan verenigingsactiviteiten;
2. Een royement als lid;
3. Een combinatie van de sancties als bedoeld onder lid 1 en lid 2 van artikel 17;

Mogelijke maatregelen worden beschreven in de gedragscode.

DE GELDMIDDELEN

Artikel 18. Geldmiddelen

1. Contributies zijn per de in de statuten bepaalde periode verschuldigd. Zij dienen voor het verstrijken van deze periode te worden voldaan;
2. Donaties zijn per door het bestuur te bepalen periode verschuldigd. Donateurs dienen schriftelijk bij het bestuur kenbaar te maken hun donatie te willen beëindigen;
3. Overeenkomsten met betrekking tot sponsoring dienen schriftelijk vastgelegd te worden;

DE FACILITAIRE MIDDELEN

Artikel 19. Facilitaire middelen

Studievereniging voor ICT & Media is hoofdgebruiker van de door de Academie voor ICT & Media van De Haagse Hogeschool of een soortgelijke, daarvoor in de plaats gekomen studierichting beschikbaar gestelde ruimte:

1. De ruimte is bedoeld als werkruimte voor het bestuur en als contactpunt van de vereniging;
2. Het bestuur deelt de ruimte met de bestuursleden van het lopende jaar van Stichting Haag Uit en verleent hen permissie om de ruimte te gebruiken voor organisatorische doeleinden;

HET VERENIGINGSORGAAN

Artikel 20. Verenigingsorgaan

Het officiële verenigingsorgaan is de nieuwsbrief;

DE COMMISSIES

Artikel 21. Samenstelling

1. Van de instelling en samenstelling van een commissie wordt door het bestuur mededeling gedaan in het verenigingsorgaan;
2. Elke commissie heeft een door het bestuur aangewezen voorzitter;
3. Elke commissie die financiële handelingen uitvoert heeft een door het bestuur aangewezen penningmeester;
4. De penningmeester van een commissie, of indien de penningmeester tevens bestuurslid is, de voorzitter, brengt ten minste driemaal per jaar schriftelijk verslag uit over de financiën van de commissie aan de penningmeester van het bestuur;

Artikel 22. Sponsoringoverleg

1. Het Sponsoringoverleg bestaat uit een voorzitter en de commissarissen Sponsoring van elke commissie waar sponsorgelden voor nodig zijn; De voorzitter dient tevens lid van het bestuur te zijn;
2. Het Sponsoringoverleg benadert potentiële sponsoren van de vereniging en onderhoudt contacten met bestaande sponsoren; Verder voorziet het overleg in een eenduidig communicatiekanaal binnen de vereniging met betrekking tot sponsoring;
3. De leden van het Sponsoringoverleg overzien het gehele traject van sponsoring vanaf het benaderen en onderhandelen tot aan het evalueren na afloop van de gesponsorde activiteit of periode; De officiële handelingen met betrekking tot de schriftelijke overeenkomst en de facturering worden door de voorzitter uitgevoerd;

DE RAAD VAN ADVIES

Artikel 23. Samenstelling

De raad van advies wordt samengesteld zoals beschreven in artikel 18 van de statuten.

Artikel 24. Taken

De Raad van Advies adviseert het bestuur inzake algemeen beleid en de begroting, neemt kennis van de rekening en verantwoording van de vereniging, ondersteunt mede de uitvoering van het beleid en functioneert als klankbordgroep ten aanzien van de leden, ereleden en alumnileden;

Artikel 25. Advies

1. De Raad van Advies kan zowel een dringend als een vrijblijvend advies uitbrengen;
2. Indien het bestuur wil afwijken van een vrijblijvend advies van de Raad van Advies doet zij dit gemotiveerd en maakt zij haar motivering kenbaar aan de Raad van Advies binnen dertig dagen na ontvangst van het advies;
3. Indien het bestuur wil afwijken van een dringend advies van de Raad van Advies doet zij dit gemotiveerd en maakt zij haar motivering kenbaar aan de Raad van Advies en de algemene ledenvergadering binnen negentig dagen na ontvangst van het advies;

Artikel 26. Werkwijze

1. Het bestuur draagt er zorg voor dat de Raad van Advies haar werkzaamheden goed en tijdig kan uitoefenen en verstrekt hiertoe alle benodigde informatie en middelen;
2. De Raad van Advies komt ten minste vier maal per jaar bijeen en voorts zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden van de Raad van Advies, die dit schriftelijk en onder opgave van redenen aan de voorzitter te kennen geven, zulks nodig oordelen;
3. De Raad van Advies wordt bijeengeroepen door de voorzitter; De uitnodiging moet ten minste tien dagen voor de dag van de vergadering zijn verzonden;

Artikel 27. Besluitvorming

1. De Raad van Advies adviseert uitsluitend schriftelijk;
2. Alle besluiten worden genomen door de meerderheid van de aanwezige leden van de Raad van Advies;
3. In een vergadering, waarin niet meer dan de helft der leden aanwezig is, kunnen geen geldige besluiten genomen worden; De voorzitter is dan bevoegd om binnen veertien dagen een vergadering bijeen te roepen, waarin geldige besluiten kunnen worden genomen ongeacht het aantal aanwezige leden;
4. In dringende omstandigheden, zulks ter beoordeling van de voorzitter, kunnen ook buiten de vergadering geldige besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen van alle leden van de Raad van Advies; In deze gevallen blijft artikel 27.1 van kracht; Van besluiten die in deze gevallen genomen worden dient in de eerstvolgende vergadering melding te worden gemaakt; Deze besluiten worden in de notulen van die vergadering opgenomen;
5. Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij een der aanwezigen schriftelijke stemming verlangt;
6. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen; Bij staking van stemmen over personen wordt een tweede keer gestemd; Staken de stemmen wederom dan beslist het lot;
7. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris van de Raad van Advies wordt van het verhandelde in elke vergadering notulen gehouden, welke in de eerstvolgende vergadering worden vastgesteld.